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Qualitätsmanagement auf dem Prüfstand: die Managementbewertung

Als Qualitätsmanager:in endlich ohne Stress durch Audits und Managementbewertungen kommen? Mit Qsistant wird das zum Kinderspiel! Erfahren Sie hier, wie Sie mit unserem digitalen Qualitätsmanagementsystem Zeit sparen und Fehler minimieren können.

 

Wer Auto fährt, kennt es: ohne regelmäßige Wartung und Inspektion bleibt man irgendwann stehen – oder kommt nicht durch den TÜV. So ist es auch beim Qualitätsmanagement: die regelmäßige „Inspektion“ in Form der Managementbewertung sorgt für ein klares Bild der Verbesserungsmöglichkeiten im Unternehmen. Noch ein Grund für regelmäßige Überprüfungen und aktive Umsetzung von Verbesserungen: man kommt umso entspannter durch die Audits – den „TÜV“ des Qualitätsmanagements.


Wichtig ist sie also, die Managementbewertung, mächtig auch, aber leider bisher sehr aufwändig. Das liegt in der Natur der Sache, denn um die Stärken, Schwächen und Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren braucht es eine hervorragende Datenbasis für alle Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Prozesse, die „unter der Haube“ im Unternehmen stattfinden.


Daten und Herausforderungen

Diese Daten und Informationen müssen aus verschiedenen Quellen gesammelt und in eine aussagekräftige Bewertung integriert werden. Vier Faktoren treiben dabei den Aufwand für Qualitätsmanager/innen in die Höhe:


1. Datenverfügbarkeit

In der Vergangenheit mussten Qualitätsmanager oft viele Stunden investieren, um alle Daten und Informationen aus verschiedenen physischen und digitalen Orten, Ablagen oder sogar von Personen direkt zu erfragen, zusammenzutragen und manuell aufzubereiten. Immer mit dabei: das Risiko von unvollständigen oder fehlerhaften Daten.


2. Personal und Qualifikation

Nach der Sammlung kommt die Auswertung bzw. Bewertung. Diese sollte von qualifizierten Mitarbeitern durchgeführt werden. Die Bindung dieser Personen kann wiederum zu Engpässen in anderen Bereichen des Unternehmens führen oder in Konflikt mit anderen Projekten und Zuständigkeiten fallen. Je aufwändiger z.B. die Datensammlung, desto länger ist diese Person gebunden.


3. Datenqualität

Je verstreuter die Daten, je weniger standardisiert die Dokumentation und je mehr manuelle Schritte notwendig sind im Qualitätsmanagementprozess, umso fehleranfälliger ist die Managementbewertung und Auswertung generell. Ungenaue oder schlicht falsche Ergebnisse als Entscheidungsbasis sind dann nicht ausgeschlossen. Insbesondere bei großen Datenmengen kann es schwierig sein, Fehler zu erkennen und zu korrigieren.


4. Dokumentation

Die Ergebnisse müssen ordnungsgemäß dokumentiert und aufbewahrt werden, um bei Bedarf überprüft werden zu können. Die manuelle Dokumentation kann jedoch fehleranfällig sein und Zeit in Anspruch nehmen.

Wie begegnet man diesen vier Herausforderungen? Wie minimiert man Risiken, vermeidet manuelle Prozesse und unnötige Aufwände?


Die Lösungen von Qsistant

Standardisierung und Automatisierung

Die Implementierung eines online Qualitätsmanagementsystems wie Qsistant erleichtert, automatisiert und standardisiert die Datensammlung, -auswertung und die Dokumentation.


Prozesse mit wenigen Klicks direkt im System aufbauen und pflegen

Erstellen und verwalten Sie Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen direkt online in ihrem Qsistant-System. Dadurch haben alle Qualitätsmanager und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die relevanten Informationen und die Durchführung der Prozesse wird für alle eindeutig und verständlich. Auch Flow-Charts können einfach in Arbeitsanweisungen integriert werden und online bearbeitet werden, ohne dass zusätzliche Software benötigt wird.


Formulare online anlegen, ausfüllen und signieren

Ein weiterer Vorteil von Qsistant ist die Möglichkeit, Formulare als Dokumente anzulegen und online auszufüllen. Wenn eine Managementbewertung durchgeführt wird, kann ein entsprechendes Formular angelegt werden, das als Aufzeichnung dient. Diese Aufzeichnung wird dann mit allen nötigen Daten gefüllt und kann von den verantwortlichen Personen online signiert werden. Das Ausfüllen und Unterzeichnen von Dokumenten erfolgt online und ist konform zur bekannten elektronischen Signatur. Online unterschriebene Nachweise oder Aufzeichnungen können somit bei der Managementbewertung direkt eingesehen werden.


Zugriffe einschränken

Qsistant bietet auch die Möglichkeit, die Sichtbarkeit von Dokumenten einzuschränken, falls notwendig. Sollte es beispielsweise durch die Geschäftsführung nicht gewünscht sein, dass Mitarbeiter die Inhalte der Managementbewertung einsehen können, können die Dokumente im Dokumentenmanager und Organisationsmanager eingeschränkt werden.


So sieht es aus: Beispiel einer Managementbewertung in Qsistant

Die ISO 9001 definiert klare Anforderungen an die Managementbewertung. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig, einen strukturierten Ablauf zu haben, zum Beispiel diesen:


Schritt 1: Um eine Managementbewertung durchzuführen, ist es wichtig, eine Prozessbeschreibung bzw. Arbeitsanweisung zu erstellen. Diese beschreibt den Ablauf der Managementbewertung und enthält die notwendigen Schritte, die in jedem Zyklus durchgeführt werden müssen, sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. In Qsistant kann dies in der Modulübersicht unter Dokumentenübersicht" umgesetzt werden.

Es können beispielsweise folgende Schritte grafisch und textuell beschrieben werden:

  1. Planung: Beschreiben Sie, wie das Ziel der Bewertung, die Teilnehmer, der Zeitrahmen und die benötigten Dokumente und Daten bestimmt werden können.

  2. Sammlung von Informationen: Beschreiben Sie, wie Berichte, Daten und andere Informationen über das QMS erfasst werden können, einschließlich der Verwendung von internen Audits, Kundenfeedback, Lieferantenbewertungen und anderen relevanten Informationen.

  3. Bewertung der Ergebnisse: Beschreiben Sie, wie die gesammelten Informationen analysiert werden können, um die Stärken und Schwächen des QMS zu identifizieren und mögliche Verbesserungsbereiche zu erkennen. Beschreiben Sie auch, wie die Einhaltung von Normen und anderen relevanten Anforderungen identifiziert werden kann.

  4. Identifikation von Verbesserungsmaßnahmen: Beschreiben Sie, wie Pläne zur Verbesserung des QMS durch Festlegen von Prioritäten, Definieren von Maßnahmen und Zuweisen von Ressourcen entwickelt werden können.

  5. Umsetzung von Maßnahmen: Beschreiben Sie, wie definierte Maßnahmen umgesetzt und deren Fortschritt überwacht werden kann.

  6. Überprüfung: Beschreiben Sie, wie überprüft werden kann, ob die umgesetzten Maßnahmen erfolgreich waren und ob das QMS den Anforderungen entspricht.

  7. Dokumentation: Beschreiben Sie, wie die Ergebnisse der Managementbewertung sowie die Maßnahmen und Verbesserungen, die daraus resultieren, dokumentiert werden können.

Schritt 2: Für die ISO 9001 müssen alle notwendigen Felder, Informationen und Daten für die Managementbewertung erfasst werden. Effizient und präzise geht das mit einem Formular als Ablaufbeschreibung. Dieses Formular kann in Qsistant einfach in der Modulübersicht unter "Dokumentenübersicht" erstellt werden:

Eine einfaches Beispiel für ein Bewertungsformular kann unter folgendem Link kostenlos und zur freien Verfügung herunter geladen werden (die Inhalte sollen lediglich verständlich machen, wie methodisch vorgegangen werden kann. Es wird keine Haftung für Vollständigkeit übernommen):

Vorlage-Managementbewertung
.docx
DOCX herunterladen • 54KB

Schritt 3: Jetzt kommt einer der größten Vorteile des digitalen Qualitätsmanagements: Alle relevanten Daten und Informationen können aus Qsistant sowie anderen Systemen und Aufzeichnungen gezogen und nun in dem Formular für die Managementbewertung dokumentiert werden! Da es digital signiert werden kann, wird die Freigabe durch das Management einfach online angefordert, sobald das Formular vollständig ausgefüllt wurde.


Auf einen Blick: Vorteile von Qsistant bei der Managementbewertung

Herkömmliche Managementbewertung

Managementbewertung mit Qsistant

Manuelle Datensammlung aus verschiedenen Quellen

Zugriff auf alle relevanten Daten an einem zentralen Ort

Unklare oder fehlende Verantwortlichkeiten

Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Lange Vorbereitungszeit für die Managementbewertung

Schnelle und unkomplizierte Vorbereitung der Bewertung

Fehleranfälligkeit bei manueller Datensammlung

​Minimierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse

Schwierigkeiten bei der Überprüfung und Überwachung

​Einfache Überprüfung und Überwachung durch das System

Unübersichtliche und unklare Berichte

Klare und verständliche Berichte mit wenigen Klicks

Papierbasierte Dokumentation

Online-Formulare und elektronische Unterschriften

Eingeschränkte Zugriffsrechte auf vertrauliche Daten

Fein abgestufte Zugriffsrechte für sensible Daten

Hoher Zeitaufwand für die Dokumentation

Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse


Lernen Sie Qsistant kennen

Bereit, Zeit zu sparen und langfristig die Pflege des Qualitätsmanagements leichter zu machen? Sehen Sie sich noch mehr Funktionen an, vereinbaren Sie eine unverbindliche Vorstellung per Videocall oder probieren Sie es einfach selbst mit einem kostenlosen Testzugang.

Wir wünschen viel Spaß beim Entdecken!



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