Dokumentenlenkung

Hier können Sie bereits in Verwendung befindliche Dokumentenarten mit der bereits bei Ihnen bestehenden Bezeichnung abbilden oder mit der Neubenennung beginnen.

In der Praxis erfordert die QM-Dokumentation einerseits dokumentierte Informationen, die von der ISO-Norm explizit gefordert sind und andererseits dokumentierte Information, die Ihr Unternehmen für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements für wichtig erachtet. In welchem Format bzw. in welchem Medium die QM-Dokumentation vorliegt, ist nicht vorgegeben. Auch der Umfang ist nicht näher bestimmt, da dieser von der Unternehmensgröße und anderen Faktoren im Rahmen der Produktion der jeweiligen Produkte abhängt. Der Dokumentationsumfang sollte jedoch in jedem Fall schmal gehalten werden. Qsistant hilft dabei.

Bei der Dokumentenanlage finden Sie im Kopf des jeweiligen Dokumentes ein Auswahlfeld für die von Ihnen festgelegten Dokumentenarten. Später können Sie die Dokumente in der Dokumentenübersicht sortieren und auch nach Dokumentart filtern. 

Mit Qsistant können Sie sowohl öffentliche als auch vertrauliche Dateien hochladen und die entsprechenden Dokumente im Rahmen des Dokumentenmanagements passwortgeschützt zuordnen. Das QM-System unterstützt Sie dabei im Upload der gängigen Office-Datei-Formate und beim Upload von PDF-Dateien. 

Qsistant macht es Ihnen bequem, was die Freigabe von Dokumenten über die Prozessverantwortlichen betrifft. In der Warteliste verfolgen Sie als Qualitätsmanagement-Beauftragte:r den Freigabeprozess aller Dokumente und können bei Bedarf steuernd eingreifen.

Nachweisdokumente oder Aufzeichnungen dienen der Nachweispflicht für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und der Einhaltung von Anforderungen im Qualitätsmanagement.

Bei Qsistant halten Sie diese so genannten Nachweisdokumente einfach über den Arbeitsbereich "Nachweisdokumente" vor. Hinterlegen und verwalten Sie hier auch häufig gebrauchte Formulare und Vorlagen für die kontinuierliche Bearbeitung im QM-Prozess.

Geben Sie allen Nutzer:innen im Unternehmen die Möglichkeit, wichtige Formulare und Nachweisdokumente direkt in der letzten aktualisierten Version über das QM zu beziehen. 

Auch wenn Dokumente nicht mehr gültig sind, besteht für einige davon eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. In einigen Fällen müssen Sie später im QM nachverfolgen können, auf welchen früheren Inhalten aktuelle Dokumente basieren oder was genau dokumentiert wurde. Bewahren Sie diese Dokumente einfach im Qsistant-Archiv auf.

So trennen Sie Aktuelles von Überholtem und konzentrieren sich auf die Bearbeitung aktueller Prozesse und Unterlagen – mit maximaler Datensicherheit in einem eigenen QM-System auf gespiegelten deutschen Servern.

Machen Sie Ihr QM unabhängig von internen IT-Prozessen, aber abgestimmt mit den Sicherheitsrichtlinien Ihrer IT inklusive kostenloser Datenübergabevereinbarung im Krisenfall.

Erstellen Sie die erforderlichen Dokumente mit dem Qsistant-Dokumenteneditor ganz ohne persönliche Einweisung.

Selbsterklärende Icons und bekannte Symbole aus dem Office-Bereich machen den Einstieg in die Bearbeitung bequem und kinderleicht. Bearbeiten Sie einfach Ihren Text und fügen Sie ganz nach Ihrem Geschmack Auflistungen,Tabellen, Bilder in verschiedenen Dateiformaten und integrierte Flowchart-Diagramme hinzu. Im Dokument können Sie direkt zu anderen im System hinterlegten Dateien verlinken.

Der Dokumentenkopf ist fest vorinstalliert und gelayoutet, wird mit Ihrem Unternehmens-Logo personalisiert und entspricht den Anforderungen einer modernen Dokumentenlenkung inklusive automatischer Übernahme der Kopfdaten in die Qsistant Systemdatenbank.

Neben Dokumentenart, Dokumentenbezeichnung und Zugehörigkeit können Sie neue Dokumente mit einer Referenz hinterlegen, die auf die Dokumentenbezeichnungen vorheriger Systeme verweist. So gelingt der reibungslose Umstieg aus einen anderen System. 

Auf typische Fehler bei der Bearbeitung, wie zum Beispiel die doppelte Zuweisung von Dokumenten zu eine:m Prozessverantwortlichen oder eine fehlerhafte Hierarchie im Organigramm, weist das System automatisch hin. Auch das versehentliche Beschreiben und Verändern bestimmter Dokumentenarten und Dokumente gehört der Vergangenheit an.

So unterstützt Sie das System ganz praktisch im Tagesgeschäft in der Zusammenarbeit mit noch unerfahrenen Mitarbeiter:innen oder bei kleinen Unaufmerksamkeiten:

Automatisierte Fehlervermeidung:

• Automatische QM-Ansicht

• Dokumentennummerierung

• Festgelegter Freigeber und Bearbeiter und Prüfer

• Hinweis veraltete DolumentenVersion

Automatische Fehlermeldungen:

• Archivierte Dokumente Warnhinweis

• Seite ohne Berechtigung

• URL ohne Berechtigung

• etc.

Das Überschreiben von Dokumenten oder ein plötzlicher Verlust eines Dokumentes oder einer Datei ist so gut wie ausgeschlossen.

Eine der wichtigsten praktischen Funktionen bei der Erstellung und Beurteilung von Dokumenten ist der Versionsvergleich. 

Mit der QM Software Qsistant können Sie unterschiedliche Versionen von Dokumenten bequem miteinander vergleichen – unabhängig davon, ob Sie eine ältere Version mit einer älteren Version oder die aktuelle Version mit einer älteren vergleichen. Wird ein Dokument freigegeben, erhalten alle Mitarbeiter im Rahmen der Schulung einen Link direkt auf den Versionenvergleich. 

Das Qsistant-System zeigt im Versionenvergleich, ähnlich wie bei der Änderungsverfolgung bekannter Office-Anwendungen, farbig hinterlegte Texte, bei denen die Texte der jeweils älteren Version durchgestrichen und rot markiert sind. Neue Texte erscheinen grün hinterlegt. Mitarbeiter:innen können Änderungen so direkt einsehen und schnell nachvollziehen, was Sie im Schulungsmanagment entlastet.