Dokumentenlenkung

Dokumentenarten mit integriertem Editor bearbeiten

Dokumentenverwaltung. & -lenkung mit Qsistant

Mit Qsistant erfüllen Sie alle wichtigen Normen für ein zukunftsfähiges Qualitätsmanagement.

UNTERSCHEIDUNG UND ANLAGE DOKUMENTENARTEN

Legen Sie fest, welche Dokumentenarten in Ihrer Organisation Verwendung finden.

Unterscheidung und Anlage
Unterscheidung und Anlage

Bild Unterscheidung und Anlage, Qsistant, Software für Qualitätsmanagement, Zertifizierung und Audit + ISO

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Unterscheidung und Anlage
Unterscheidung und Anlage

Bild Unterscheidung und Anlage, Qsistant, Software für Qualitätsmanagement, Zertifizierung und Audit + ISO

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Hier können Sie bereits in Verwendung befindliche Dokumentenarten mit der bereits bei Ihnen bestehenden Bezeichnung abbilden oder mit der Neubenennung beginnen.


In der Praxis erfordert die QM-Dokumentation einerseits dokumentierte Informationen, die von der ISO-Norm explizit gefordert sind und andererseits dokumentierte Information, die Ihr Unternehmen für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements für wichtig erachtet. In welchem Format bzw. in welchem Medium die QM-Dokumentation vorliegt, ist nicht vorgegeben. Auch der Umfang ist nicht näher bestimmt, da dieser von der Unternehmensgröße und anderen Faktoren im Rahmen der Produktion der jeweiligen Produkte abhängt. Der Dokumentationsumfang sollte jedoch in jedem Fall schmal gehalten werden. Qsistant hilft dabei.


Bei der Dokumentenanlage finden Sie im Kopf des jeweiligen Dokumentes ein Auswahlfeld für die von Ihnen festgelegten Dokumentenarten. Später können Sie die Dokumente in der Dokumentenübersicht sortieren und auch nach Dokumentart filtern. 

Komfortable Anlage von Dokumentarten mit Zuordnung von Dokumenten für die Wiedererkennung.

Automatische Übernahme in Auswahlfeld "Dokumentenart" bei Dokumentenanlage.

DATEIUPLOAD UND DATEIZUORDNUNG

Laden Sie Ergänzende Dateien einfach per Drag an Drop hoch und ordnen Sie diese Dokumenten zu.

Dateiupload
Dateiupload

Bild Dateiupload Qsistant, Software für Qualitätsmanagement, ISO, Zertifizierung und Audit

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Bild Dateiupload Qsistant, Software für Qualitätsmanagement, ISO, Zertifizierung und Audit

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Mit Qsistant können Sie sowohl öffentliche als auch vertrauliche Dateien hochladen und die entsprechenden Dokumente im Rahmen des Dokumentenmanagements passwortgeschützt zuordnen. Das QM-System unterstützt Sie dabei im Upload der gängigen Office-Datei-Formate und beim Upload von PDF-Dateien. 



Upload gängiger Office-Dateiformate ins System.

Vertrauliche Dokumente und Dateien sicher unter Verschluß halten.

Direktverlinkung aus Dokumenten, Formularen und Flowcharts zu jeder Datei.

WARTELISTE

Überwachen Sie den Freigabeprozess Ihrer Dokumente in der Warteliste.

Warteliste
Warteliste

Bild Warteliste Qsistant Software für Qualitätsmanagement, Zertfizierung und Audit

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Warteliste
Warteliste

Bild Warteliste Qsistant Software für Qualitätsmanagement, Zertfizierung und Audit

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Qsistant macht es Ihnen bequem, was die Freigabe von Dokumenten über die Prozessverantwortlichen betrifft. In der Warteliste verfolgen Sie als Qualitätsmanagement-Beauftragte:r den Freigabeprozess aller Dokumente und können bei Bedarf steuernd eingreifen.

Alle Dokumente im Freigabeprozess in einer separaten Warteliste.

Stundengenaue Verfolgung von Änderungen bei Dokumenten in der Warteliste (auch in der Dokumentenübersicht)

NACHWEISDOKUMENTE & FORMULARVERWALTUNG

Behalten Sie den Überblick bei internen und externen Audits über "Nachweisdokumente".

Nachweisdokumente
Nachweisdokumente

Bild Nachweisdokumente Qsistant Software für QM, Zertifizierung und Audit

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Nachweisdokumente
Nachweisdokumente

Bild Nachweisdokumente Qsistant Software für QM, Zertifizierung und Audit

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Nachweisdokumente oder Aufzeichnungen dienen der Nachweispflicht für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und der Einhaltung von Anforderungen im Qualitätsmanagement.


Bei Qsistant halten Sie diese so genannten Nachweisdokumente einfach über den Arbeitsbereich "Nachweisdokumente" vor. Hinterlegen und verwalten Sie hier auch häufig gebrauchte Formulare und Vorlagen für die kontinuierliche Bearbeitung im QM-Prozess.


Geben Sie allen Nutzer:innen im Unternehmen die Möglichkeit, wichtige Formulare und Nachweisdokumente direkt in der letzten aktualisierten Version über das QM zu beziehen. 

Alle Nachweisdokumente im Überblick

Formularverwaltung: Vorlagen für wichtige Nachweise und Formulare für den täglichen Gebrauch direkt aus dem QM

ARCHIV

Verschieben Sie nicht mehr gültige Dokumente ins Archiv.

Archiv
Archiv

Bild Archiv Qsistant Software für Qualitätsmanagement, Zertfizierung und Audit

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Archiv
Archiv

Bild Archiv Qsistant Software für Qualitätsmanagement, Zertfizierung und Audit

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Auch wenn Dokumente nicht mehr gültig sind, besteht für einige davon eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. In einigen Fällen müssen Sie später im QM nachverfolgen können, auf welchen früheren Inhalten aktuelle Dokumente basieren oder was genau dokumentiert wurde. Bewahren Sie diese Dokumente einfach im Qsistant-Archiv auf.


So trennen Sie Aktuelles von Überholtem und konzentrieren sich auf die Bearbeitung aktueller Prozesse und Unterlagen – mit maximaler Datensicherheit in einem eigenen QM-System auf gespiegelten deutschen Servern.


Machen Sie Ihr QM unabhängig von internen IT-Prozessen, aber abgestimmt mit den Sicherheitsrichtlinien Ihrer IT inklusive kostenloser Datenübergabevereinbarung im Krisenfall.

Komfortable Archivierung mit Suchfunktion

Datensicherheit auf gespiegelten deutschen Servern 

INTEGRIERTER DOKUMENTENEDITOR

Ein Dokumenteneditor, der einfach ist und kaum Wünsche offen lässt.  

Dokumenteneditor
Dokumenteneditor

Bild Dokumenteneditor Qsistant Software für Qualitätsmanagement, Zertifizierung und Audit

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Dokumenteneditor
Dokumenteneditor

Bild Dokumenteneditor Qsistant Software für Qualitätsmanagement, Zertifizierung und Audit

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Erstellen Sie die erforderlichen Dokumente mit dem Qsistant-Dokumenteneditor ganz ohne persönliche Einweisung.


Selbsterklärende Icons und bekannte Symbole aus dem Office-Bereich machen den Einstieg in die Bearbeitung bequem und kinderleicht. Bearbeiten Sie einfach Ihren Text und fügen Sie ganz nach Ihrem Geschmack Auflistungen,Tabellen, Bilder in verschiedenen Dateiformaten und integrierte Flowchart-Diagramme hinzu. Im Dokument können Sie direkt zu anderen im System hinterlegten Dateien verlinken.


Der Dokumentenkopf ist fest vorinstalliert und gelayoutet, wird mit Ihrem Unternehmens-Logo personalisiert und entspricht den Anforderungen einer modernen Dokumentenlenkung inklusive automatischer Übernahme der Kopfdaten in die Qsistant Systemdatenbank.


Neben Dokumentenart, Dokumentenbezeichnung und Zugehörigkeit können Sie neue Dokumente mit einer Referenz hinterlegen, die auf die Dokumentenbezeichnungen vorheriger Systeme verweist. So gelingt der reibungslose Umstieg aus einen anderen System. 

Selbsterklärende bekannte Icons und Symbole aus dem Office-Bereich

Der Dokumentenkopf erfüllt alle Anforderungen an ein modernes QM mit Angaben wie Referenz, Freigeber:in, Zuordnung, Iso-Norm usw.

Mit Qsistant können Sie künftig im QM auf externe Tools verzichten.

Erfüllt alle wichtigen Gestaltungsanforderungen an den Dokumenten- und Formularaufbau mit Tabellen und Eingabefeldern. 

Automatische Übernahme der Dokumenten-Kopfdaten

Mit "Speichern und Einchecken" geben Sie Dokumente für die Bearbeitung im QM-System frei. Bei "Speichern" bearbeiten Sie Dokumente unter Verschluß.

Automatische Übernahme der Dokumenten-Kopfdaten

Sofortzugriff auf den integrierten Flowchartgenerator

Mit "Freigabe anfordern" fordern Sie einen oder mehrere Prüfer:innen und einen oder mehrere Freigeber:innen zur Bearbeitung auf.

AUTOMATISIERTE FEHLERVERMEIDUNG

Das System vermeidet automatisch typische Fehler und warnt bei der laufenden Bearbeitung

Fehlervermeidung
Fehlervermeidung

Bild Fehlervermeidung Qsistant Software für Qualitätsmanagement

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Fehlervermeidung
Fehlervermeidung

Bild Fehlervermeidung Qsistant Software für Qualitätsmanagement

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Auf typische Fehler bei der Bearbeitung, wie zum Beispiel die doppelte Zuweisung von Dokumenten zu eine:m Prozessverantwortlichen oder eine fehlerhafte Hierarchie im Organigramm, weist das System automatisch hin. Auch das versehentliche Beschreiben und Verändern bestimmter Dokumentenarten und Dokumente gehört der Vergangenheit an.


So unterstützt Sie das System ganz praktisch im Tagesgeschäft in der Zusammenarbeit mit noch unerfahrenen Mitarbeiter:innen oder bei kleinen Unaufmerksamkeiten:


Automatisierte Fehlervermeidung:


  • Automatische QM-Ansicht

  • Dokumentennummerierung

  • Festgelegter Freigeber und Bearbeiter und Prüfer

  • Hinweis veraltete DolumentenVersion


Automatische Fehlermeldungen:


  • Archivierte Dokumente Warnhinweis

  • Seite ohne Berechtigung

  • URL ohne Berechtigung

  • etc.


Das Überschreiben von Dokumenten oder ein plötzlicher Verlust eines Dokumentes oder einer Datei ist so gut wie ausgeschlossen.

Automatische Fehlervermeidung

Automatische Fehlermeldungen

VERSIONEN VERGLEICHEN

Vergleichen Sie bequem unterschiedliche Versionen von Dokumenten

Versionsvergleich
Versionsvergleich

Bild Versionsvergleich, Qsistant, Software für QM, Zertifizierung und Audit

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Versionsvergleich
Versionsvergleich

Bild Versionsvergleich, Qsistant, Software für QM, Zertifizierung und Audit

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Eine der wichtigsten praktischen Funktionen bei der Erstellung und Beurteilung von Dokumenten ist der Versionsvergleich. 


Mit Qsistant können Sie unterschiedliche Versionen von Dokumenten bequem miteinander vergleichen – unabhängig davon, ob Sie eine ältere Version mit einer älteren Version oder die aktuelle Version mit einer älteren vergleichen. 


Das Qsistant-System zeigt, ähnlich wie bei der Änderungsverfolgung bekannter Office-Anwendungen, farbig hinterlegte Texte, bei denen die Texte der jeweils älteren Version durchgestrichen und rot markiert sind. Neue Texte erscheinen grün hinterlegt. Mitarbeiter:innen können Änderungen so direkt einsehen und schnell nachvollziehen.

Flexibler Versionsvergleich direkt im Dokumentenmenü

Komfortable Änderungsverfolgung wie bei namhaften Office-Anwendungen