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Erste Schritte mit Qsistant ins Qualitätsmanagement 

Die wichtigsten Schritte für den ersten Einstieg mit Qsistant. Starten sie jetzt gleich kostenlos und richten Sie das System mit der folgenden Step by Step-Anleitung ein.

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EINSTIEG | ES GEHT LOS | ERSTE SCHRITTE

Login, Unternehmensaccount und Anlage von Verwaltungsdatendaten

Qsistant ist vom Grundsatz her so angelegt, wie es Qualitätsmanager und Qualitätsbeauftragte lieben: Auf Überflüssiges wird verzichtet.

 

So gelingt nicht nur den Profis, sondern auch Neu- oder Quereinsteiger:innen, sich leicht und schnell in das System und in die Verwaltung von Qsistant einzuarbeiten. Die Bedienung unserer Cloud-Software ist intuitiv und einfach, die Verwaltung ist übersichtlich und in sich schlüssig und logisch gestaltet. 

LOGIN

1. Mit Ihren Zugangsdaten loggen Sie sich einfach über Ihren Browser ein.

Sie können direkt in Ihrem Browser mit Qsistant arbeiten und erhalten nach Buchung bei uns per Mail Ihren Zugangscode mit Link zu Ihrer individuellen Plattform-Domain. Klicken Sie einfach den Link in Ihrer Mail an, der wie folgt aussieht, jedoch anstelle des Beispieltextes Ihren Firmennamen beinhaltet: 

Danach geben Sie die Zugangsdaten ein, die wir Ihnen mit gleicher Mail zugesendet haben. Bitte denken Sie daran, Ihr Passwort nach dem ersten Login zu ändern. 

HINWEIS: Bitte denken Sie daran, Ihr Passwort nach dem ersten Login zu ändern. 

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VERWALTUNG

2. Rufen Sie die Verwaltung auf und machen Sie sich mit dem Menü vertraut.

Rufen Sie in der Home-Ansicht Ihres Systems den Bereich "Verwaltung" auf.

 

Alles, was Sie für den schnellen Zugang mit nur einem Klick zu den Bearbeitungsfenstern brauchen, finden Sie unter "Verwaltung" im linken Seitenmenü von oben nach unten augeführt:

  • Direktzugänge zu Unternehmensprofil, Abteilungen, Dokumentenarten und zur Änderungsüberwachung

  • Dateien: mit Dateiupload und Dateiverwaltung

  • Prozesse: mit Prozesskategorien und Prozesse

  • Zuweisung: von Rollen, Abteilungsleitern und Prozessverantwortung

  • Mitgliederliste: mit Anlage von Mitarbeiter:innen im System

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Home

HINWEIS: Bevor Sie loslegen, machen Sie sich am besten kurz mit dem Qsistant-Menü vertraut. Im ersten Schritt müssen Sie im Bereich Verwaltung grundlegende Daten anlegen.

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Verwaltung mit geöffnetem Fenster Unternehmensprofil)

UNTERNEHMENSPROFIL

3. Richten Sie Ihr Unternehmensprofil ein.

Der Unternehmensname (Entweder der Firmenname ggf. auch Name des Unternehmensbereiches bei mehreren Qsistant-Accounts in einem Unternehmen) wird von uns voreingestellt, weil er bereits in der Zugangs-URL berücksichtigt wird.

 

Für ein Beispielunternehmen "Test" lautet die Zugangs-URL dann beispielsweise: https://www.test.qsistant.de, wie bereits beim Login beschrieben.

 

Darüber hinaus müssen Sie lediglich noch Ihr Firmenlogo und den Link zu Ihrer passenden Firmen-Webseite hinterlegen. So haben Sie in einem Audit gleich aus dem System heraus Zugang zum Firmenauftritt im Web. 

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Verwaltung

MITGLIEDERLISTE

4. Richten Sie Ihre Mitgliederliste ein.

Hier legen Sie die Liste der Mitarbeiter:innen mit Namen, internem Kürzel (interne Initialen) und E-Mail-Adresse an. Der Begriff "Mitarbeiter:in" steht dabei für jede Person mit Zugriff auf das System, unabhängig davon, ob Führungskraft oder einfacher Mitarbeiter. 

Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der Mitarbeiter:innen von Ihrem gebuchten Paket abhängt.  Benötigen Sie freien (unbegrenzten) Zugang für eine große Anzahl an Mitarbeiter:innen, sollten Sie das große Paket "REGULATORY" bei uns buchen. 

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ROLLEN (RECHTE)

5. Im Fenster Rollen (Rollen & Rechte) müssen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Zugriffsrechte zuweisen.

Im nächsten Schritt vergeben Sie die Rollen und Rechte für die betreffenden Mitarbeiter:innen, indem Sie die Mitarbeiter:innen per Drag and Drop von der rechten weißen Spalte des Fensters in die jeweilige Rollen- und Rechte-Spalte nach links verschieben. Hier sind 3 Rollen-Kategorien voreingestellt:

  1. Der :die "Organisationsmanager:in" hat vollen Zugriff auf alle Funktionen vergleichbar mit dem:der  Administrator:in bei anderen Systemen. Er:sie hat vollen Zugriff auf die Dokumentenlenkung. Er:sie kann öffentliche und vertrauliche Dokumente erstellen, bearbeiten, freigeben und archivieren. Er:sie kann Abteilungen und Rollen erstellen und Mitarbeiter:innen hinzufügen. 

  2. Der:die "Dokumentenmanager:in"  hat vollen Zugriff auf die Dokumentenlenkung. Er:sie kann öffentliche und vertrauliche Dokumente erstellen, bearbeiten, freigeben und archivieren.

  3. Der:die "Mitarbeiter:in" hat nur eingeschränkten Zugriff auf die Dokumentenlenkung. Er:sie kann lediglich öffentliche und freigegebene Dokumente, Dateien und Aufzeichnungen einsehen.

TIPP: Wenn Sie vergebenen Rollen und Rechte im Detail ansehen wollen, können Sie diese mit Klick auf einen in der Mitgliederliste angelegte:n Mitarbeiter:in einsehen. 

Wenn Sie die Rollen- und Rechte anders als im System vorgegeben anlegen wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter. 

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HINWEIS: Wenn Sie vergebenen Rollen und Rechte im Detail ansehen wollen, können Sie diese mit Klick auf einen in der Mitgliederliste angelegte:n Mitarbeiter:in einsehen. 

ABTEILUNGEN

6. Richten Sie Ihre Abteilungen ein.

Im nächsten Schritt sollten Sie die Abteilungen Ihres Unternehmens anlegen.

 

Diese werden automatisch in Ihr Unternehmens-Organigramm übernommen.

 

Das System ordnet die Abteilungen automatisch in Unter- und Überstellung im Organigramm zu, wenn Sie die entsprechende hierarchische Zuordnung über die Spalte "Übergeordnete Abteilung" festlegen. So können Sie ganz leicht komplizierte Unternehmensorganigramme mit mehreren Hierarchiestufen oder unterschiedlicher Abteilungsstruktur abbilden.  

Nach der Anlage der Abteilungen können Sie diese im Bereich Qsistant unter "Organigramm" visuell strukturiert ansehen und gegebenenfalls im Audit kurz vorstellen. So halten Sie Ihre Organisationsstuktur über das Qualitätsmanagement stets griffbereit und immer aktuell.

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HINWEIS 1: Erst nach der Anlage der Abteilungen können Sie die verantwortlichen Abteilungsleiter zuordnen.

HINWEIS 2: Wollen Sie Mitarbeiter:innen im Organigramm separat unter einem Abteilungsleiter oder Teamleiter auflisten, legen Sie diese zuvor als untergeordnete Abteilung an. 

AABTEILUNGSLEITER

7. Ordnen Sie den Abteilungen die Abteilungsleiter zu. 

Die Zuordnung der Abteilungsleiter erfolgt nach dem gleichen Drag and Drop-Prinzip wie bei der Zuordnung der Rollen.

 

Im Fenster "Abteilungsleiter" werden die Abteilungen jeweils mit einer eigenen Spalte aufgeführt. Mit Zuordnung per Drag and Drop von der rechten Spalte (Mitarbeiterspalte) zur jeweils linken Abteilungsspalte ordnen Sie den Abteilungen die zugeordneten Mitarbeiter:innen bzw. Abteilungsleiter:innen zu. 

Beachten Sie, dass der Begriff Abteilungsleiter im System für die Person oder die Personen steht, die im Organigramm einer Abteilung sichtbar (in der Regel als Vorgesetzte) zugeordnet sind. 

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HINWEIS 1: Legen Sie Mitarbeiter:innen Abteilungsweise oder Teamweise an. So wird ein eventuelles Unterstellungsverhältnis auch im automatischen Organigramm deutlich.

PROZESSKATEGORIEN

8. Legen Sie die von Ihnen benötigten Prozesskategorien an.

Nun folgt die Anlage der Prozesse in Ihrem Qualitätsmanagement-System. Hier kommt es darauf an, dass Sie die zuvor in den Grundlagen erwähnte Prozessstruktur der von Ihnen berücksichtigen ISO-Norm oder Zertifizierung kennen.

 

Die in der ISO-Struktur festgelegte Nummerierung sollten Sie exakt in Ihr Qsistant-System übernehmen, so dass eine Zuordnung bei späterer Prüfung im Audit exakt nach der Norm erfolgen kann. 

Im System vorgegeben sind die drei Prozesskategorien

  1. "Kernprozesse",

  2. "Managementprozesse" und

  3. "Unterstützungsprozesse".

 

Sie können eigene Prozesskategorien anlegen, wenn Sie diese zum Beispiel für Ihr internes Managementsystem für erforderlich halten. Wir empfehlen jedoch, der vorgegebenen Struktur und den Begrifflichkeiten zu folgen, da diese von externen Prüfern in den meisten Audits verstanden werden. Nach unserer Erfahrung reichen diese 3 Kategorien für die meisten Qualitätsmanagement-Aufgaben aus. 

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HINWEIS 1: Halten Sie Ihre Prozesse schlank und übersichtlich. Dazu gehört, die Anzahl der Kategorien deutlich zu begrenzen.

PROZESSE

9. Legen Sie Ihre Prozesse mit Zuordnung zu den Prozesskategorien fest.

Sind die Kategorien erstellt, geht es um die Anlage der Prozesse mit Zuordnung zu den Prozesskategorien. Sie können diese erst erstellen, wenn Sie ihre Prozesskategorien angelegt haben. Sie legen hier die übergeordneten Prozesse an, denen weitere zugeordnete Dokumente folgen. Es geht hier um die Anlage von Prozessname, Kategorie, Gruppe und Reihenfolge für jeden Prozess.

 

Der Prozessname sollte wie auch die Prozesskategorie den Vorgaben und Begrifflichkeiten der gewählten ISO-Norm folgen, genauso wie die Nummerierung bei Gruppe und Reihenfolge. Sie erleichtern damit allen Beteiligten die spätere Identifizierung der Dokumente im Rahmen der Dokumentenerstellung und Dokumentenlenkung.

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DATEIUPLOAD

10. Laden Sie Dateien hoch und ordnen Sie diese in Dokumenten zu.

Unter "Dateiupload" können Sie Dateien hochladen, die Sie später den entsprechenden Dokumenten zuordnen wollen und die für Ihr Qualitätsmanagement und Prüfungen in Audits relevant sind.

Gängige Office-Dateiformate und PDF-Dateien sind möglich.

Beispiele sind Qualitätsaufzeichnungen wie Meetingprotokolle, Auditberichte, etc.

Diese Funktion wird in künftigen Versionen durch die Nachweisdokumente ersetzt.

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DOKUMENTENARTEN

10. Richten Sie vor der Anlage und Erstellung Ihrer Dokumente die Dokumentenarten ein.

Hier richten Sie im letzten Schritt der grundlegenden Verwaltungsarbeiten die sogenannten "Dokumentenarten" ein.

In der ISO 9001:2015 wird die Bezeichnung „dokumentierte Information“ als Sammelbegriff für alle qualitätsbezogenen Dokumentenarten verwendet. Diese lassen sich im Prinzip in zwei Klassen unterteilen: Qualitätsanforderungsdokumente und Qualitätsaufzeichnungen.

In der Praxis folgen die Dokumente üblicherweise der Struktur und Abfolge einer "Dokumentenpyramide", deren Aufbau individuell im Rahmen des Qualitätsmanagements geregelt sein kann.

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Welche Dokumentenarten gibt es im Qualitätsmanagement? Ein paar Beispiele machen deutlich, wo die Unterschiede liegen.

Übliche Bezeichnungen dafür im Qualitätsmanagement sind:

 

QM-Handbuch (QM oder QMBH)

Bestandteile des QM-Handbuches sind die Qualitätspolitik und die Qualitätsziele zur Sicherstellung der geforderten Qualität der Produkte und Dienstleistungen, die Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Beschreibung der Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen zur Wahrnehmung der im Qualitätsmanagement erforderlichen Aktivitäten beteiligten Stellen im Unternehmen. Das Handbuch beschreibt das individuelle Qualitätsmanagement-System nach innen und außen, dient als Dokumentation und Schnittstelle zu den Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen, als Schulungsunterlage und kann Grundlage für die Planung von internen und externen Audits sein. Es ist in der ISO 9001:2015 nicht mehr zwingend erforderlich, in der  ISO 13485 jedoch schon.

Richtlinie

Die Qualitätsrichtlinie ist eine Anweisung, nach der Mitarbeiter:innen handeln sollen. Diese beschreibt, wie die Beschaffenheit einer Einheit (Tätigkeiten, Prozess, Produkt, Organisation, Person, System) bezüglich der Qualitätsforderung festgelegt ist, um die Qualität zu sichern. 

Formular/Formblätter

Ein Formular oder Formblatt ist ein standardisiertes Instrument zur Erfassung und Aufbereitung von Daten und kann in Papier und in elektronischer Form vorliegen. Die Aufzeichung der Daten ist dabei einheitlich standardisiert und erlaubt eine Auswertung.

 

Arbeitsanweisung

Arbeitsanweisungen sind detaillierte auf den Arbeitsplatz bezogene Beschreibungen einzelner Tätigkeiten. Hauptaufgabe einer Arbeitsanweisung ist die Konkretisierung der in den Prozessbeschreibungen formulierten Schritten. Diese enthält alle nötigen Angaben zu deren Durchführung. Dazu gehört auch die Beschreibung des betreffenden organisatorischen und technischen Firmen- Wissens. Zusammen mit den Formblättern gehören die Arbeitsanweisungen zum Handwerkszeug des Qualitätsmanagements. Arbeitsanweisungen sind für den Anwender detailliert, verständlich, verbindlich und verpflichtend formuliert und kommen häufig in Verbindung mit einer Checkliste zum Einsatz oder haben Checlisten-Charakter.

Prozessbeschreibung oder Verfahrensanweisung

Die teilweise bereichsübergreifenden Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen umfassen Weisungen und Ablaufdarstellungen von prozessbezogenen, kritischen oder qualitätsrelevanten Aktivitäten in der Produktion oder der Wertschöpfungskette

Strukturdokument

Ein Strukturdokument im Sinne des Qualitätsmanagements bezeichnet ein Dokument, dass die der Dokumentation oder dem Prozess zugrundeliegende Struktur abbildet, um zum Beispiel zu verstehen, wo und wie ein Prozess oder ein Prozessschritt in einem Gesamtprozess einzuordnen ist oder wo ein Dokument in einer Dokumentenhierarchie zu finden ist. Ein Strukturdokument soll das Zurechtfinden in komplizierteren Strukturen erleichtern und einen Überblick geben. Als Strukturdokumente können im Qualitätsmanagement Inhaltsverzeichnisse, Diagramme, Mindmaps, Prozessübersichten mit Flowchart-Diagrammen, Modelle, Tabellen, Matrixabbildungen oder Vergleichbares Verwendung finden.

 

Nachweisdokumente oder Qualitätsaufzeichnungen

Die Qualität wird während und nach Vollendung der geforderten Maßnahmen durch Überprüfung und Überwachung der Arbeitsaktivitäten und daraus entstehenden schriftlichen Unterlagen nachgewiesen. Die Qualitätsnachweise werden von beauftragen und geeigneten Mitarbeitern ausgeführt, die unmittelbar mit der Durchführung der Arbeiten beauftragt sind. Qualitätsaufzeichnungen werden meist im Rahmen der Selbstprüfung erstellt und für Qualitätsnachweise herangezogen. Nachweisdokumente können zum Beispiel sein: Lieferschein, Rechnung, Wartungsprüfung, Qualitätsprüfung, Bestellung etc. sein.

Auflistung

Listendokumente erleichtern die Strukturierung von Daten und deren Filterung und Sortierung. Im weiteren Sinne kann auch eine Matrix als Listendokument verstanden werden. 

"Als Geschäftsführer ist es mir wichtig, eine vernünftige und kostengünstige Lösung im QM an den Start zu bringen."

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